Assemblée générale de TuxFamily.org 8 juillet 2009 L'association TuxFamily.org a souhaité profiter d'un événement du libre tel que les Rencontres Mondiales du Logiciel Libre pour effectuer son Assemblée Générale ordinaire et extraordinaire. C'est l'occasion de rencontrer ceux de nos hébergés qui ont pu se déplacer et plus efficace que l'organisation de nos AG sur Paris : nous recherchons en effet ce dialogue, apportant un regard extérieur. Nous avons préféré jouer la transparence sur nos difficultés actuelles et sommes dans l'optique de pérenniser la plate-forme TuxFamily. L'assemblée générale a donc commencé le 8 juillet 2009 à 14h15. 1. Participants ============ * Sylvain Rochet (gradator) (président sortant) * Samuel Lesueur (crafty) (vice-président sortant) * Sylvain Vrignaud (misric) (trésorier sortant) * Benoît Audouard (baud123) (secrétaire sortant) * Dominique Chanu (orace) (membre du CA sortant) * Nicolas Robin (nikolas) (membre du CA sortant) * Berenger Rosat (chubaca) * Cyril Lavier (davromaniak) * Nicolas Trécourt (fosco) * Xavier Guerrin (xavier) * Martin Collen (herberts) * Régis Pondaven (traaf) * François Cariou (fanch317) * Patrice Piquereau * Frank Endres * Éric Deplagne (DelTree) * Filippo Rusconi * Côme Bernigaud (MCMic) Florent Bayle (membre du CA sortant) a donné procuration à Samuel Lesueur. 2. Devenir de l'association ======================== Conformément à l'ordre du jour, le premier point devant être discuté était la dissolution ou non de l'association. En effet, suite aux désistements successifs et à la perte de disponibilité des membres du bureau et des administrateurs, l'hébergeur était en perte de vitesse notable. Nous avions envoyé un mail expliquant clairement la situation à nos hébergés et avons été satisfaits des retours que nous avons eu. De nouvelles personnes très motivées sont venues à nous et nous avons donc choisi de ne pas voter la dissolution de l'association. De ce fait, nous avons enchainé sur les points de l'ordre du jour. 3. Bilan financier =============== Ces dernières années, les administrateurs de TuxFamily ont investi plusieurs milliers d'euros chacun pour subvenir aux besoins de la plate-forme d'hébergement. La campagne de donation a permis d'effectuer une partie de ces remboursements et d'acheter un nouveau serveur de fichiers. Nous avons comptabilisé 192 EUR de nouvelles cotisations et 171 EUR de renouvellement de cotisations sur l'année 2008, ce qui est peu comparé au nombre de personnes hébergées (2500 pour un peu moins de 2000 projets). Il a été dit que l'association TuxFamily.org n'est pas assez prosélyte et n'invite pas suffisamment les hébergés à adhérer. C'est l'un des points sur lequel le nouveau bureau aura à travailler. Les finances de l'association ne permettent pas de rembourser l'intégralité des sommes que les administrateurs ont avancées (5 600 euros). Après discussion, nous avons convenu qu'une réserve financière de 4 000 euros environ serait suffisante pour pallier toute éventualité. Le bureau souhaite garder cette somme constamment disponible sur le compte de l'association. Cette somme sera principalement maintenue grâce à une politique d'adhésion plus insistante. La très faible implication des membres et le faible nombre d'adhésions sont sûrement dues à un manque de communication de l'association. Il nous faudra également travailler rapidement sur ce point. Nous nous intéressons à la possibilité d'émettre des reçus fiscaux, ce qui implique une rigueur exemplaire dans la tenue des comptes, notre activité et ne pas risquer des amendes (cf. code de procédure fiscale). 4. Bilan moral =========== L'association comporte actuellement 60 membres dont 23 devant être relancés au sujet de leurs cotisations. Elle a été représentée à divers évènements du libre tels que les RMLL et Solutions Linux 2009. L'un des retards les plus problématiques pour l'association est le transfert du bureau. Depuis 2004, les démarches administratives n'ont pas été faites par manque de temps/motivation. De ce fait, l'association est encore officiellement domiciliée à Lille, ce qui induit des complications dans la gestion de l'association et des comptes bancaires. L'encaissement des chèques (dons, cotisations) passe encore par l'ancien trésorier de l'association. Le nouveau bureau devra s'occuper de la régularisation très rapidement. Une fois le nouveau bureau officialisé, il sera possible de débloquer les accès au compte en banque. Le siège de l'association va être déplacé au siège du secrétaire, Nous nous sommes fixés de résoudre ces soucis administratifs avant l'automne 2009. Pour renflouer les comptes de l'association, deux solutions sont possibles : la campagne de dons ou un renouvellement agressif des adhésions. Une campagne ayant été réalisée en 2008, nous mettrons l'accent sur les adhésions (un peu comme l'APRIL). Si seulement 10% des hébergés adhèrent, la pérennité de l'association est assurée. Un autre constat a été fait par les membres du bureau : les hébergés ne participent absolument pas à la vie de l'association / hébergeur. Le faible taux d'adhésion n'est qu'un des facteurs : l'association ayant une communication interne inexistante, les membres ne sont pas sensibilisés à la vie de l'association et donc ne pensent pas à s'y investir. Le conseil d'administration insiste sur l'importance de la communication interne. Des mailings réguliers doivent être mis en place. Il a été proposé d'envoyer 3 mails par an aux hébergés et un mail par mois aux membres. Concernant le renouvellement des bénévoles (administrateurs et modérateurs), il est difficile de trouver des personnes motivées et suffisamment disponibles. Les administrateurs entrants ont 10 ans d'évolution de la platforme à découvrir et assimiler, ce qui ne facilite pas l'intégration de nouveaux membres actifs dans l'équipe. En outre, la plateforme accueillant de nombreux projets, toute interruption de service doit être planifiée, parfois même en pleine nuit. La peur de plonger 2000 projets dans le noir est également très présente. Les modérateurs doivent être présents pour effectuer la modération via le bot IRC et maintenir une certaine réactivité vis-à-vis des mails envoyés sur l'adresse de support. Nous avons donc besoin de personnes disponibles dans la durée. Ce suivi actif est nécessaire pour que l'hébergeur fonctionne. Il a été proposé d'organiser des réunions régulières entre les membres de la région parisienne pour dynamiser l'association et souder l'équipe. 5. Votes ===== L'assemblée générale donne quitus au trésorier pour l'exercice précédent, à l'unanimité. Le rapport moral a été voté à l'unanimité. Les nouveaux statuts ont été votés à l'unanimité. 6. Nouveau CA ========== Il est proposé d'élire un nouveau conseil d'administration composé de : * Benoît Audouard * Dominique Chanu * Samuel Lesueur * Manuel Menal * Nicolas Robin * Sylvain Rochet * Bérenger Rosat * Sylvain Vrignaud * Florent Bayle Le conseil d'administration est élu à l'unanimité. 7. Nouveau bureau ============== Le bureau est élu par le CA. La proposition est néanmoins présentée à l'assemblée générale, pour information et débat. Elle comprend : * Président : Sylvain Rochet * Secrétaire : Samuel Lesueur * Trésorier : Manuel Menal * Trésorier adjoint : Sylvain Vrignaud Fait à Nantes, le 11 juillet 2009.