Conseil d'administration du 8 juillet 2009 ------------------------------------------ Le conseil d'administration s'est réuni suite à l'assemblée générale du même jour, en présence du CA nouvellement élu, à l'exception de Florent Bayle, qui a donné procuration à Samuel Lesueur. 1. Élection du bureau ------------------ Conformément aux discussions de l'assemblée générale, et aux consultations des membres du CA sortant, la proposition suivante est faite : - Sylvain Rochet, président - Samuel Lesueur, secrétaire - Manuel Menal, trésorier - Sylvain Vrignaud, trésorier adjoint. Nicolas Robin ajoute qu'il serait souhaitable que les autres membres du CA prennent des responsabilités thématiques. Dominique Chanu et Sylvain Vrignaud pourraient, par exemple, partager la responsabilité de notre présence aux événements du libre, tandis que Nicolas Robin se propose pour la communication externe. Le bureau est élu à l'unanimité. 2. Approbation du règlement intérieur ---------------------------------- Le nouveau règlement intérieur a été mis à jour en fonction des modifications de statuts votées en assemblée générale. Il ne contient pas d'autres modifications de fond. Le réglement intérieur est approuvé à l'unanimité. 3. Discussion sur les tâches à effectuer en urgence ------------------------------------------------- Les nouveaux statuts doivent être déposés suite à l'assemblée générale. Cela ne pourra être fait qu'en septembre, quand Samuel Lesueur, secrétaire, sera en mesure de produire les pièces nécessaires pour le transfert du siège social. Concernant le compte en banque, le CA doit examiner rapidement la possibilité de changer de banque en même temps que le changement d'agence dû au changement de siège social. En cas de changement de banque, l'ancien trésorier devra se rendre à la banque afin de retirer un chèque de banque correspondant à l'actif, qui sera alors versé sur le nouveau compte. Cela doit être accompli définitivement avant début octobre. Plus largement, en ce qui concerne la comptabilité de l'association, la première tâche doit être de mettre en place les outils pour qu'elle soit assurée le plus possible collectivement. Il est donc résolu de : * reprendre les pages sur le wiki (dons...) * donner accès en lecture seule au fichier Grisbi au CA Conformément aux discussions de l'AG, un projet de rescrit fiscal doit également être envisagé. Le nouveau secrétaire aura pour tâche de vérifier le listing des adhérents dans Galette, avec l'aide de l'ancien secrétaire. Il faut notamment faire un tri dans les adhérents non à jour de cotisation entre ceux qui ne souhaitent pas renouveler leurs adhésions et ceux qui n'ont pas répondu et/ou pas encore payé. Il faudra également intégrer les dons des adhérents à Galette, afin de faire des reçus fiscaux unique pour les adhérents également donateurs. Enfin, le président et le secrétaire devront établir un contrat en bonne et due forme avec le Laboratoire Photons & Matière (LPEM) en ce qui concerne le prêt de matériel. 3. Discussion sur les tâches à effectuer à moyen terme --------------------------------------------------- Trois axes essentiels ont été soulevés : 3.1 Dons ---- L'association, pour être viable, doit disposer d'une marge de manoeuvre financière d'environ 4000 EUR (frais nécessaires à assurer une réparation d'urgence de la plate-forme). En déduisant les remboursements dus aux administrateurs, elle ne dispose actuellement d'aucun fonds. Plus globalement, il semble nécessaire d'intensifier le rythme et la hauteur des dons afin de conserver cette marge de manoeuvre. Si une levée de fonds annuelle semble inenvisageable actuellement, elle pourrait néanmoins être utile cette année, afin de partir sur des bases financières saines. Elle aura lieu en novembre-janvier et s'appuiera sur la communication interne (hébergés) et externe (LinuxFR, Framasoft...). Il faudra d'ores et déjà sensibiliser les hébergés pour qu'ils relaient cette opération. En revanche, l'association devra fixer un objectif annuel : une jauge visible sur le site Web indiquera l'état d'avancement, et la communication interne (hébergés surtout) donnera des points d'étape et incitera aux dons. En fonction du niveau atteint à l'automne, une levée de fonds exceptionnelle pourra être déclenchée sur la période novembre-janvier. Il faudra également envisager des demandes de subvention, dès lors que l'association sera pérennisée. Le CA doit préparer un courrier électronique dès ce mois pour les adhérents et hébergés, afin de faire le point sur les décisions de l'AG. 3.2 Communication interne --------------------- Il y a une nécessité de mieux informer les hébergés et les membres tout au long de l'année sur l'activité de l'association et de l'hébergeur. Cela doit permettre à la fois de montrer aux hébergés le côté humain, et de les informer sur la plate-forme qu'ils utilisent. En ce qui concerne la communication en direction des hébergés, une lettre d'informations devra être envoyée 3 à 4 fois maximum par an. Elle recensera à la fois les nouveaux projets hébergés, les nouvelles fonctionnalités, ainsi que les principaux éléments de la vie de l'association (présence aux événements du libre...) ainsi que l'état des dons. En ce qui concerne les membres, une autre liste d'informations pourra être mise en place, avec des places, avec 4 à 6 envois par an. Elle insistera sur l'actualité propre de l'association. 3.3 Communication externe --------------------- La communication externe doit permettre de faire connaître l'association, y compris au sein du monde du libre. Il s'agit notamment : * de développer d'éventuels partenariats avec d'autres associations dont les objectifs sont similaires ou complémentaires. * de développer de nouveaux goodies (T-Shirts, autocollants...) ainsi qu'une boutique en ligne, qui peuvent aider les campagnes de dons. * d'organiser la visibilité de l'association aux événements du libre (kakemono...). Nicolas Robin devra s'occuper de cette partie de l'activité, en partenariat avec le reste du CA, dont le trésorier et les responsables des événements (Sylvain Vrignaud et Dominique Chanu). Fait à Nantes, le 10 juillet 2009.